La facture répond à un certain nombre d’obligations. Mais quelles sont les mentions obligatoires ? Quelles sanctions sont prévues en cas d’anomalie ? On fait le point.
Quelles sont les règles concernant la forme de la facture ?
Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligation concernant la forme :
- être rédigée en langue française
- être établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client
- comporter un certain nombre d’indications détaillées ci-dessous.
Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions :
- facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l’entreprise se fasse en euros.
- rédiger la facture dans une langue étrangère.
Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?
La date de la facture
La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée.
Le numéro de la facture
Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue.
La date de la vente ou de la prestation de service
Il s’agit de la date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service.
L’identité du vendeur ou du prestataire de services
Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :
- la dénomination sociale,
- l’adresse du siège social et l’adresse de facturation,
- le numéro de Siren ou Siret, le code NAF, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
L’identité de l’acheteur ou du client
Il s’agit ici de la dénomination sociale (ou nom pour un particulier), de l’adresse du client (sauf opposition pour un particulier), et de l’adresse de facturation si différente, ainsi que de l’adresse de livraison.
Le numéro du bon de commande
Mais uniquement s’il a été préalablement émis par l’acheteur.
Le numéro d’identification à la TVA
Doit apparaitre ici le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.
La désignation et le décompte des produits et services rendus
La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d’oeuvre pour les prestations.
De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaitre.
Le prix catalogue
Il s’agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
Le taux de TVA légalement applicable
Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.
L’éventuelle réduction de prix
Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.
La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaitre obligatoirement sur la facture.
L’adresse de facturation
Mais uniquement si elle est différente de celle du siège social de l’entreprise.
Les informations sur le paiement
Doivent obligatoirement figurer :
- la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
- les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement (40 €).
L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans pour certains biens
Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.
Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement.
Factures : quelles sont les mentions particulières ?
D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :
- Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA
- Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire
Factures électroniques : comment ça fonctionne ?
La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Dans tous les cas, le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent aux amendes suivantes :
- une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder le 1/4 du montant de la facture.
- une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.
Factures : quels sont les délais de conservation ?
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.